Кожен працівник з невисокою зарплатою може скористатися податковою соціальною пільгою і щомісяця платити менше податку на доходи фізичних осіб. Щоб не втратити цю можливість, потрібно знати точні правила, умови та формулу розрахунку.
Хто може претендувати на податкову соціальну пільгу
Пільга застосовується до зарплати найманого працівника, якщо виконуються такі умови:
- Працівник працює за основним місцем роботи на умовах трудового договору.
- Розмір місячної зарплати не перевищує граничного доходу для права на пільгу.
- Працівник подав роботодавцю письмову заяву про застосування пільги та підтверджуючі документи, якщо заявляє підвищену або додаткову пільгу.
- Пільга застосовується тільки до одного місця роботи — за основним місцем.
Граничний дохід переглядається щороку. Для розрахунків у 2025 році його визначають, виходячи з поточного розміру прожиткового мінімуму для працездатних осіб, помноженого на коефіцієнт 1,4 і округленого до 10 грн.
Який розмір пільги діє для різних категорій працівників
Розмір стандартної податкової соціальної пільги дорівнює 50% від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого на 1 січня поточного року. Окрім стандартної, діють підвищені та додаткові пільги для окремих категорій.
- Стандартна пільга — 100% від базового розміру (50% прожиткового мінімуму).
- Підвищена пільга — 150% або 200% від базового розміру (для одиноких батьків, осіб з інвалідністю, учасників бойових дій, багатодітних працівників тощо).
- Додаткова пільга — на кожну дитину до 18 років або студента-очника до 23 років (за відповідних умов).
Граничний дохід для застосування стандартної пільги також залежить від категорії працівника та кількості дітей.
Як визначити граничний розмір доходу для пільги
Пільга не надається, якщо дохід за місяць перевищує граничний розмір. Формула така:
- Для стандартної пільги — прожитковий мінімум × 1,4, округлити до 10 грн.
- Для працівників з дітьми — граничний дохід множиться на кількість дітей (у разі права на додаткову пільгу).
Наприклад, якщо прожитковий мінімум для працездатних осіб на 01.01.2025 складає 3020 грн, то граничний дохід для стандартної пільги визначається так: 3020 × 1,4 = 4228 грн, після округлення — 4230 грн. Для батьків двох дітей — 4230 × 2 = 8460 грн.
Які документи потрібні для застосування пільги
Щоб скористатися пільгою, працівник подає роботодавцю заяву у довільній формі. Якщо потрібна підвищена або додаткова пільга, додаються документи, що підтверджують право на неї:
- Свідоцтва про народження дітей.
- Довідки про навчання (для студентів-очників).
- Довідки про інвалідність, статус одинокого батька/матері, учасника бойових дій тощо.
Роботодавець зберігає заяву та документи протягом 75 місяців після застосування пільги.
Яка формула розрахунку податкової соціальної пільги
Розрахунок виконується так:
- Визначте базу для оподаткування — нараховану зарплату за місяць.
- Порівняйте її з граничним доходом для пільги.
- Якщо зарплата не перевищує граничний дохід, відніміть із зарплати суму пільги.
- Від отриманого результату розрахуйте ПДФО за ставкою 18%.
Якщо працівник має дітей і має право на додаткову пільгу, сума пільги збільшується на кожну дитину, а граничний дохід множиться на кількість дітей.
Приклад розрахунку для стандартної пільги
Працівник отримав зарплату 4000 грн, має право на стандартну пільгу (наприклад, 1510 грн), граничний дохід — 4230 грн.
- База для оподаткування: 4000 грн.
- Сума пільги до відрахування: 1510 грн.
- Оподатковуваний дохід: 4000 – 1510 = 2490 грн.
- ПДФО: 2490 × 18% = 448,20 грн.
Якщо зарплата перевищує граничний дохід (наприклад, 4300 грн), пільга не застосовується, і ПДФО розраховується з усієї суми.
Приклад розрахунку для працівника з двома дітьми
Працівниця має двох дітей до 18 років, зарплата — 8000 грн, граничний дохід для пільги — 8460 грн, пільга на одну дитину — 1510 грн, разом — 3020 грн.
- Оподатковуваний дохід: 8000 – 3020 = 4980 грн.
- ПДФО: 4980 × 18% = 896,40 грн.
Які головні помилки трапляються при розрахунку пільги
Найпоширеніші проблеми — це неправильне визначення граничного доходу, помилкове застосування підвищеної або додаткової пільги, невчасне оновлення розміру прожиткового мінімуму. Також трапляються ситуації, коли пільга застосовується не за основним місцем роботи або без відповідної заяви працівника.
- Застосування пільги до всієї зарплати, незалежно від граничного доходу.
- Неправильне округлення граничного доходу після множення на коефіцієнт 1,4.
- Відсутність підтверджуючих документів при заявленні підвищеної пільги.
- Подання двох заяв про пільгу на різні місця роботи.
- Застосування пільги до авансу і основної зарплати окремо, а не до загальної суми за місяць.
Як оформити заяву на податкову соціальну пільгу
У заяві працівник вказує:
- Прохання надати податкову соціальну пільгу із зазначенням категорії, на яку має право.
- Список доданих документів (за наявності).
- Дату, підпис, ПІБ.
Заяву подають у довільній формі, але з обов’язковим переліком даних, передбачених законодавством.
Які категорії працівників мають право на підвищену пільгу
Підвищена ставка діє для:
- Одиноких батьків, які виховують дитину до 18 років.
- Опікунів та піклувальників дітей.
- Осіб з інвалідністю, учасників бойових дій, чорнобильців, вдів (вдівців) військовослужбовців.
- Осіб, які утримують трьох і більше дітей до 18 років.
Підвищена пільга нараховується на кожну дитину, незалежно від того, чи працює інший з батьків.
Як змінюється право на пільгу при зміні сімейного стану
Якщо протягом року у працівника змінюється склад сім’ї (народження дитини, досягнення дитиною 18 років, зміна статусу одинокого батька тощо), право на пільгу переглядається з місяця, в якому відбулася зміна. Працівник подає нову заяву з оновленими документами.
Роботодавець зобов’язаний припинити застосування пільги з місяця, коли відсутні підстави для її надання, і повідомити податкову.
Який порядок застосування пільги при сумісництві і декількох роботодавцях
Пільга застосовується лише за основним місцем роботи. Якщо працівник працює за сумісництвом, пільга не надається по інших місцях роботи. При виявленні подвійного застосування, податкова нараховує недоплату і штраф.
- Працівник зобов’язаний письмово повідомити кожного роботодавця про основне місце роботи.
- Роботодавець перевіряє відсутність пільги за сумісництвом через документи або довідку із попереднього місця роботи.
Що робити у разі виявлення помилки у наданні пільги
Якщо помилку у розрахунку пільги виявлено під час виплати, її можна виправити у поточному місяці. Якщо помилку виявлено пізніше, роботодавець зобов’язаний провести перерахунок, утримати або повернути надміру утриману суму ПДФО з працівника або нарахувати доплату працівнику.
- Якщо пільга була застосована безпідставно — донараховується ПДФО, штрафи та пеня.
- Якщо пільга не була застосована, працівник має право вимагати перерахунок і повернення надміру утриманого податку.
Для цього подається письмова заява, і роботодавець проводить коригування у межах строку позовної давності (1095 днів).
Як діяти при зміні розміру мінімальної зарплати чи прожиткового мінімуму
Показники для розрахунку податкової соціальної пільги оновлюються з 1 січня кожного року відповідно до державного бюджету. Протягом року зміна прожиткового мінімуму не впливає на розмір пільги, якщо інше не визначено законом. Тобто, якщо мінімальна зарплата чи прожитковий мінімум зростають у середині року, для розрахунку застосовується розмір, встановлений на 1 січня поточного року.
- Пільга та граничний дохід залишаються незмінними до кінця року, навіть якщо держава перегляне соціальні стандарти.
- Роботодавець повинен щороку оновлювати показники у розрахункових таблицях на підставі офіційних даних.
Як застосовується пільга за неповний робочий час
Працівники, які працюють на умовах неповного робочого часу або мають скорочену ставку, також мають право на пільгу, якщо їхній дохід не перевищує граничний. Пільга застосовується у повному розмірі, незалежно від зайнятості, якщо всі інші умови дотримані.
- Якщо працівник отримує декілька виплат у межах місяця (наприклад, зарплата та лікарняні), дохід для визначення права на пільгу розраховується сумарно за місяць.
- Пільга не застосовується до доходу, який не є зарплатою (наприклад, премії, відпускні, матеріальна допомога).
ПДФО розраховується на суму, зменшену на обсяг пільги, але лише у межах доходу за основним місцем роботи.
Яка відповідальність роботодавця за неправильне застосування пільги
У разі порушень, пов’язаних із податковою соціальною пільгою, передбачені штрафні санкції. Якщо роботодавець неправильно застосував пільгу, не утримав ПДФО чи не провів перерахунок, податкова може донарахувати податок, накласти штраф та пеню. Розмір фінансових санкцій залежить від суми недоплати та строку її виявлення.
- Штрафи за порушення обліку або несвоєчасне утримання ПДФО — 10% від суми донарахованого податку (перший раз), 20% — у разі повторного порушення протягом року.
- Пеня нараховується за кожен день прострочення з моменту виникнення недоплати.
У разі добровільного виправлення помилки працівником чи роботодавцем штрафи можуть бути зменшені.
Які особливості розрахунку пільги для багатодітних сімей
Працівники, які утримують трьох і більше дітей до 18 років, мають право на підвищену пільгу на кожну дитину. При цьому граничний дохід для застосування пільги розраховується як базовий розмір, помножений на кількість дітей. Навіть якщо один із батьків не працює, другий може скористатися пільгою на всіх дітей, за умови подання відповідної заяви та документів.
- Пільга нараховується окремо на кожну дитину до 18 років, незалежно від наявності інших доходів у сім’ї.
- Для студентів-очників до 23 років застосовується додаткова пільга за умови, що дитина не має власних доходів.
Які доходи враховуються для визначення права на пільгу
Право на пільгу визначається за сумою місячного доходу, отриманого у вигляді заробітної плати за основним місцем роботи. До цього доходу не включаються:
- Матеріальна допомога на поховання, допомога при народженні дитини.
- Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами.
- Виплати за рішенням суду чи компенсації за невикористану відпустку (за певних умов).
- Інші доходи, що не є зарплатою за основним місцем роботи.
Усі інші види доходів (премії, надбавки, доплати, індексація) враховуються для розрахунку граничної суми.
Які строки застосування та скасування пільги
Пільга застосовується з місяця подання заяви працівником. Якщо підстави для пільги зникають (наприклад, дитині виповнюється 18 років), її припиняють із наступного місяця. Працівник зобов’язаний повідомити роботодавця про такі зміни не пізніше наступного робочого дня після їх настання.
- Якщо працівник не повідомив про втрату права на пільгу, надміру неутриманий ПДФО підлягає донарахуванню та стягненню з працівника.
- Роботодавець має право вимагати повернення надміру застосованої пільги з працівника через суд.
Які нюанси враховувати під час щорічних змін у законодавстві
Щороку передбачено оновлення соціальних стандартів, що впливають на розмір пільги та граничний дохід. Під час підготовки розрахунків на новий рік слід перевірити офіційний розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб, проаналізувати зміни у Податковому кодексі та оновити розрахункові таблиці для бухгалтерії.
- Всі нові працівники повинні подавати заяви за поточними формами, з урахуванням змін у законодавстві.
- У випадку змін у складі сім’ї або у статусі працівника — подати оновлені документи для підтвердження права на відповідну пільгу.
Оновлення соціальних стандартів відбувається щороку, тож розрахунок пільги на наступний рік проводиться із застосуванням нових показників.
Як правильно вести облік застосування податкової соціальної пільги
Облік заяв та підтверджуючих документів по пільгах ведеться окремо від особових справ працівників. Для кожного працівника, який користується пільгою, формують окрему справу із заявою, копіями документів і розрахунковими листами. Роботодавець зберігає ці документи не менше 75 місяців після останнього застосування пільги.
- У разі зміни місця роботи працівник зобов’язаний повідомити нового роботодавця про використання пільги у поточному році.
- При проведенні податкової перевірки роботодавець має надати всі заяви та документи, що підтверджують законність застосування пільги.
